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图书馆地方文献与档案化因素

作者:admin 日期:2008-2-20 0:01:35 人气: 标签:
导读:
图书馆地方文献与档案化因素
【发表时间:2008-2-19 12:32:17】 
    「摘要」以图书馆地方文献与档案化因素存有关联为念,论述了图书馆地方文献与档案献之间的共同特征,指出地方性档案就是一种特定形态的地方文献,地方文献与地方档案工作之间并无“鸿沟”。

    笔者以为,从历史环境与历史文化资源意义上考察,图书馆馆藏结构中的地方文献,在文献形态上与特定地方空间形成的档案虽不等同,但确有诸多类似。探究地方文献与地方档案的概念关系,有益于文献情报与档案工作的功能互补,从而有利于增强图书馆地方文献工作自身的社会服务功能。

l    地方文献与档案文献的共同特征

    图书馆的地方文献在区域性上有狭义与广义之分。狭义的地方文献,是指仅在内容特征上反映地方区域性的文献;广义的地方文献,是指除了在内容特征上,还在其他非内容的“本地”形式特征上反映地方区域性的文献,如本地(含籍贯)组织或个人撰写的文献,反映本地人物(包括原籍在本地的,或原籍虽不在本地但曾在本地任职、居住,并有影响的所谓“寓贤,”)或组织情况的文献,本地采用出版等形式形成的文献等。

    无论是采用广义还是狭义的提法,地方文献最为本质的属性有二:一是对内容或形式特征反映上的地方区域性;二是在查考重复使用上的资料性。由于时代的进步,以地域特征为反映对象的地方文献除了传统的形式外,其记录知识的符号、手段及其载体形式已是多元化。此外,地方文献作为特定的文献类型,反映了特定地域阶段性发展的历史轨迹,因而作为一个体系的地方文献,还具有历史的累积性。

    故而,笔者以为,地方文献可定义为:“是一种以内容或形式上的地方区域特征作为反映对象的、在查考与重复使用上具有资料价值的、在记录方式及载体的表现上文献形式较为多元的、在特定地域阶段性发展的反映上存有历史累积性的文献。”

    按《档案分类标引规则》(gb/t15418一94)的定义,档案是“过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录”。

    其定义的基本含义有四:(l)档案是政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动的主体在特定社会活动中直接形成的,因而是原始的历史记录;(2)并非所有的活动记录都能成为档案,它必须是具有查考与利用价值的;(3)上述活动主体既有现在的,又有过去的,因而档案作为体系具有历史的累积性;(4)在记录方式及载体上,档案的形式又是多元的。

    至于“地方档案”,将其形成一个特定概念反倒不妥,因为档案总是在特定的地方空间形成的,地方档案机构的馆藏在整体上总是一种对该区域自然与社会领域基本信息的原始反映。以笔者所见,档案也是“一种具有多种记录方式及载体的、在地方区域性特征上又是具有历史累积性与查考利用价值的特定社会活动的历史记录”。

    地方文献与档案均为知识载体,都是人们在社会活动中形成的,它们之间的差异主要有二:一是地方文献并非都是特定主体在社会活动中直接形成的原始历史记录,地方文献所反映的内容,对其作者来说,更多地表现为间接经验,经过选择与加工,主要用于社会交流之目的;二是地方文献往往不全是原稿、原本、或“孤本”,其依据和凭证作用一般要逊于地方档案。

    但从另一个角度来说,二者之间的差异又是相对的,因为原始记录性虽然是档案最重要的属性,充当依据与凭证虽然是档案的重要作用,却不是所有档案文献共同具有的、足以与其他非档案文献相区别的唯一标志。

    但在一定空间范围的自然环境、人文地理、历史发展、人物、工业、农业、城乡建设、经济管理、政治、法律、社会、文化、教育和艺术等地方基础信息的反映上,地方文献

    与档案各自都能形成相对独立的文献信息体系,它们在经济与社会特征、人文和文化传统的反映上都具有地方性区域性这个共同的基本特征。同时在区域性的自然地理、生产与经济、历史与政治、文化与艺术等内容的查考上,地方文献与档案在文献利用上又都具有重复使用的价值,因而“备以查考”又成了它们共同的文献基本特征。

2  地方性档案是一种特定形态的地方文献

    如前所述,档案就其形成主体社会组织与个人的活动范畴而言,总是和一定的地方空间密切相关的。由此,如果不拘泥于特定的概念因素,某一地区的档案在很大程度上就是这一地区的地方文献。而图书馆的地方文献就包含了那些直接反映特定主体社会活动的具有原始依据和凭证作用的历史记录,如本地历代各界著名人士的照片、手稿、日记、信函及本地区的宗谱、族谱、地方志、民族志、山川志等,以及其他记录自然资源、灾害、农作物、林业、畜牧业、渔业、手工业、人口变迁、政治斗争、历史人物、科举、教育、风俗、方言、宗教、名胜古迹等原始内容的文献形态就完全具备档案的属性。

    因此,依据上文地方文献的定义,如果我们强调采用以下定义要素,即:具有重复使用及查考价值,在内容特征与其他非内容的“本地”特征上反映地方区域性,在记录方式及载体的表现上较为多元,在特定地域阶段性发展的反映上存有历史累积性;那么,作为特定主体在社会活动中直接形成的历史记录,地方性档案文献也具有以上属性,它是一种特定形态的地方文献。

    由此,笔者以为,时下有关建立地方文献收藏中心地方文献检索和咨询服务中心、地方文献研究中心的设想与举措,虽说有益于地方文献事业的发展,但如若无视地方文献与地方档案在概念及文献类型上的从属关联,只是侧重于收藏正式和非正式出版的文献形态,那么,在地方文献情报资源开发与利用的过程中,上述“中心”,社会职能的发挥将必然是残缺而不充分的。

3  地方文献与地方档案工作之间并无“鸿沟”

    如若采用文献工作机构的属性作为划分标准,那么,在兼容的意义上,图书馆的地方文献会包含某些作为原始记录形态的成分,而且这种现象在非出版物形式的反映历史性活动地方文献中占有相当的比例。从另一方面说来,地方档案机构的文献形态也会包含某些经过选择与加工主要用于社会交流的成分,究其成因,一是来自档案编研工作程序的成果,二是由于某些文献资料因使用及属性上的转换而成为档案。

    基于以上认识,就文献情报的工作角度而言,有必要以反映地方区域性和“备以查考”的共同文献特征来确定地方文献的文献范畴,从而对图书馆机构地方文献的收藏界域做出认定,进而对图书馆地方文献馆藏中的档案成分做出认定。

    当然,上述种种认定并不是要以“径渭分明’,为目的在地方文献与地方档案工作领域之间开挖“鸿沟”,而是要从图书情报机构与档案机构不同的工作程序中,寻求对那些反映区域性基础信息文献共同处理的规范。

4  地方文献工作与档案程序化方法

    4.1采集

    由于档案文献是社会组织及个人各项活动的直接记录,并且通常不具备出版物的属性,因此,档案的收集主要依赖常规的接收制度与特定的征集方法。而具有地方研究性质的文献,有的本身就是社会组织与个人活动的直接记录,许多较有价值的地方文献也往往不具备正式出版物的属性,因此在文献的采集上,非正式出版物形态的馆藏地方文献的主要来源与馆藏档案的补充源极为类似,即多数来自现行组织的文献、非现行组织的文献、散存在组织或个人那里的文献以及文献机构之间移交的文献。

    除现时的图书、杂志等形式的地方文献外,非现时的图书、杂志及其他形式构成的地方文献,在采集制度上一般应采用档案程序化的文献呈缴与文献征集方法。如同归档是一种按照国家明文规定把档案交由档案部门集中保存的制度那样,为集中收藏、妥善保管和充分利用某一区域的地方文献,使其发挥应有的社会功能,有必要积极争取采用政府的政策、法规手段,建立图书馆地方文献采集方面的基本制度。

笔者以为,图书馆地方文献工作领域对某些历史记录性文献的采集,与地方历史档案文献间会出现“类无专属”的现象,但在通常情况下,图书馆地方文献的采集一般应侧重于区域范围内、反映地方特征的“非档案或非现行档案形态”的文献。至于图书馆地方文献馆藏中出现一些档案成分,那也是正常的,因为文献类型之间本无固化的界限,类型的转化则是绝对的规律。

    4.2整理

    档案的整理较为注重文件之间的历史联系,而历史联系又具体反映在来源(形成档案的社会组织与个人)、内容(档案所涉及的具体问题)、时间(档案文献的形成时间)、形式(档案文献存在与表达的形态方式)等方面。图书馆的地方文献在整理的过程中,也应当引进这个原则。笔者以为,在具体的处理中应按如下观念“吸收”档案整理工作的“历史联系”原则:

    来源—档案学理论认为,具有社会独立性的组织或个人作为立档单位,其所形成的全部档案可以构成一个“全宗”。如此,则有利于汇集、区分及检索不同社会主体所形成的档案。地方文献工作虽说不必采用“全宗’,概念,但在“文献集合体”的意义上,以某一社会组织或某一个人为“确立单位”,将反映某一“确立单位”的地方文献汇集为一个“文献集合体”,如此,则在地方文献资源的价值利用意义上,有利于形成组织及个人的高效检索体系。

    内容—涉及同一问题的档案文献之间必然具有联系。因此,虽说地方文献不必强调“解决同一问题、处理同一事务”的形成过程,但在涉及同一汇集性主题(如地貌水文、特产资源、自然灾害、名胜古迹、戏剧曲艺等)的地方文献之间,仍应建立某种文献集合或检索意义上的联系。时间—保持档案在形成时间上的联系,可以反映历史活动的完整与真实。地方文献在形成时间上虽说不必拘泥与历史活动的发生同步,但在特定地域阶段性发展的反映上存有历史累积性的地方文献,应当以“涉及同一历史发展阶段”为标准,结合有关主题内容,形成反映不同历史阶段性的“文献集合体”。

    形式—档案文献的存在与表达形式可以反映不同的作用、功能与任务。图书馆的地方文献之间,在形式上虽说不一定非要去反映什么特定的工作关系,但对于某些在存在与表达形式方面直接反映特定信息形态的地方文献,依据形式来组织“文献集合体’,反倒是切实可行的。杂志、唱片、标贴、报纸以及“文物”型的地方文献,如谱碟(家谱、族谱)、舆图、碑拓、刻石、印谱、图片、信函、传单、布告等,就是以外部形式作为分类标准,按载体类型排列的。

    4.3鉴定

    在确定价值鉴定标准的情况下,档案鉴定主要是判定材料的价值,以保管期限表为依据,从而确认档案的保管期限。这种划分保存级次的方法,一是有效地确定了有价值的值得保存的档案范围,二是较为精选的档案其馆藏地位得到了切实的保证。 笔者以为,图书馆的地方文献工作,虽说不可照搬,但也可借鉴档案鉴定的某些方法,其要有三:

     一是编制各种层次的“地方文献分类表”用以确定地方文献的类目体系,其类目等级一般拟展开为三级,从而解决什么样的文献才能列入地方文献馆藏范围的问题;

    二是制定鉴定地方文献价值的有关标准,将入藏的有保存价值的地方文献划分为永久(重要)、长期(较重要)、短期(一般)三种保管期限,其时限依据图书馆文献的特点,宜短于文书档案的保管期限,如长期为10一30年,短期为10年以下,并慎重拟定永久保存的地方文献的范围,从而保证较为有价值的地方文献在馆藏结构中占有一定的优势比例;

    三是以“地方文献分类表”为基础,将“类目”改造为“条款”,并设立“保管期限”、“附注”、“说明’,等项目,形成“地方文献保管期限表”,并使之与“地方文献分类表”配套,成为对地方文献的价值进行评价与预测、优化地方文献馆藏与检索结构的有效工具。

    4.4编研

    档案编研是一种以馆藏档案为基础的编辑和研究业务,对于档案信息资源的开发利用具有重要的作用。档案编研成果并不限于二次文献形态,相反,一次及三次文献形式的编研成果占有较高的比例。

    为利于地方文献资源的开发与共享,图书馆地方文献的开发工作应改变以编制各种专题联合目录、提要、题录、索引等二次文献为主的状况,即便是进而形成地方文献的数据库网络,也不能称之为地方文献信息资源开发的最终成果。

    因此,对一些确有价值、较为珍贵的地方文献来说,出于资源共享、便于传播、利于保护的目的,图书馆的地方文献工作必须建立一种充分利用馆藏地方文献,专门的“地方文献编研”业务。其主要内容有四:

    一是依据特定的主题与形式,对地方文献的有关内容进行分析与综合加工,形成多种类型的三次文献形态的参考性资料;

    二是提供地方文献的查找线索,编制二次文献形态的检索和报道性的目录、索引、文摘以及某些提要性的汇编;

    三是按照一定的文献特征与逻辑次序,将地方文献的原文内容选编成一次文献形态的汇编、丛编、辑录或丛刊;

    四是与档案编研一样,以馆藏地方文献为基础参与史志的编修与有关著述的编著工作。

    图书馆建立“地方文献编研业务”,有利于在市场经济条件下深化对地方文献的开发与利用,有利于地方文献工作由单纯的“文献服务型”向“文献资源开发型’,转换,同时也有利于地方文献工作者基本素质的提高。

「参考文献]

「l]刘青.地方文献特点和类型试论「j].四川图书馆学报,1 997,(l):68一70.

「2]冯惠玲.档案管理学「m].北京:中国人民大学出版社,1999.

「3」邹华享.中国公共图书馆地方文献工作概述「j」.图书馆,1998,(6):l一5.

「4」傅虹.关于地方文献信息服务工作的若干思考「j」.中国图书馆学报,2000,(6):80一82.

「5」张武耕,等.地方文献工作五十年之探讨「j」.图书馆论坛,1999,(l):49一54.

「作者简介」王金夫,上海大学情报学研究中心教授。


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